Njihova misija je unapređivanje poslovanja i digitalna transformacija, uz poseban akcenat na zaštitu životne sredine, dok kroz svoju viziju inspirišu kompanije da koriste napredna rešenja za održivo poslovanje.
Kompanija Docloop, jedini licencirani informacioni posrednik od strane Ministarstva Finansija Republike Srbije za razmenu e-faktura i drugih e-dokumenata, osnovana je 2018. godine u Beogradu.
Kako funkcioniše DMS sistem i koje su njegove ključne mogućnosti?
Document Management System (moj DMS) je web-based platforma (sa mogućnošću on premise instalacije), dizajnirana da digitalizuje i centralizuje upravljanje dokumentima unutar kompanije. Sistem omogućava korisnicima sigurno skladištenje, pretraživanje, i organizaciju dokumenata na jednom mestu. Ključne mogućnosti obuhvataju:
- Pretraga i sortiranje: Napredna pretraga i sortiranje dokumenata po različitim kriterijumima (naziv, datum, sadržaj, metapodaci).
- Notifikacije i obaveštenja: Slanje notifikacija korisnicima o izmenama, odobrenjima ili bilo kojoj aktivnosti vezanoj za dokumente.
- Prava pristupa i sigurnost: Fino podešavanje prava pristupa dokumentima na osnovu korisničkih rola (basic, admin) i obezbeđivanje sigurnosti podataka.
- Elektronsko potpisivanje i odobravanje dokumenata.
- Audit log: Detaljno praćenje svih akcija korisnika u sistemu, omogućavajući reviziju i analizu aktivnosti na dokumentima.
- Izveštaji i analitika: Generisanje izveštaja o korišćenju sistema, produktivnosti, statusima dokumenata, itd.
- Integraciju sa eksternim sistemima, kao što su SEF i drugi poslovni softveri (ERP, CRM i sl.).
Možete li nam objasniti kako vaš sistem pomaže kompanijama prelazak na bespapirno poslovanje?
Moj DMS sistem olakšava prelazak na bespapirno poslovanje tako što omogućava:
- Digitalno skladištenje svih vrsta dokumenata, eliminišući potrebu za fizičkim arhivama.
- Elektronsko potpisivanje i validaciju dokumenata, što omogućava da se svi procesi odvijaju digitalno, bez potrebe za fizičkim potpisima.
- Automatizaciju radnih tokova (workflow), gde se dokumenti automatski prosleđuju odgovarajućim korisnicima na odobrenje ili dalju obradu.
- Pristup dokumentima sa bilo koje lokacije putem web-a preko bilo kog uređaja (računar, tablet, mobilni telefon) što omogućava zaposlenima rad na daljinu.
Kako integracija sa SEF-om (Sistem Elektronskih Faktura) i drugim eksternim servisima doprinosi efikasnosti vašeg DMS-a?
Integracija sa SEF-om omogućava direktno primanje i slanje elektronskih faktura putem moj DMS sistema, što eliminiše potrebu za manuelnim unosom podataka i smanjuje mogućnost grešaka. Osim toga, integracija sa drugim eksternim servisima, kao što su ERP sistemi, omogućava sinhronizaciju podataka između različitih sistema u realnom vremenu, čime se poboljšava efikasnost i smanjuje vreme potrebno za administrativne zadatke.
Na koji način vaš Task Manager i Ticketing sistem olakšavaju praćenje i upravljanje zadacima u organizaciji?
Naš Task Manager i Ticketing sistem omogućavaju potpuno centralizovano upravljanje zadacima i tiketima, kako unutar vaše organizacije, tako i uz učešće eksternih korisnika poput kupaca i dobavljača, pružajući vam besprekornu koordinaciju i transparentnost u svakom aspektu poslovanja. Zaposleni mogu kreirati, dodeljivati i pratiti zadatke, dok menadžeri imaju uvid u status svakog zadatka i mogu identifikovati eventualna uska grla u procesu. Sistemi su integrisani sa moj DMS-om, što omogućava povezivanje dokumenata sa specifičnim zadacima ili tiketima, olakšavajući kolaboraciju i upravljanje projektima.
Kako vaš DMS sistem doprinosi sigurnosti i usklađenosti sa zakonom u oblasti arhiviranja i evidencije dokumenata?
Moj DMS sistem pruža visoki nivo sigurnosti kroz enkripciju podataka, sigurnosne kopije (backup), i kontrolu pristupa. Sistem je dizajniran da bude u skladu sa lokalnim zakonima i regulativama u oblasti arhiviranja, što uključuje mogućnost digitalnog potpisivanja, kao i opcije za dugoročno arhiviranje i sigurno brisanje dokumenata kada je to potrebno.
Na koji način korisnici mogu koristiti vaš DMS za mobilno upravljanje dokumentima i kako to utiče na produktivnost?
Korisnici mogu pristupiti moj DMS-u putem web-a, čime se omogućava upravljanje dokumentima sa bilo koje lokacije. To uključuje pregled, odobravanje, i deljenje dokumenata, što značajno povećava produktivnost, posebno za zaposlene koji često putuju ili rade sa udaljenih lokacija.
Koje su najčešće prednosti koje su primetili korisnici vašeg sistema?
Korisnici našeg sistema najčešće ističu sledeće prednosti:
- Ušteda vremena i resursa zbog automatizacije procesa i eliminacije potrebe za fizičkim dokumentima.
- Povećana sigurnost i usklađenost sa zakonskim regulativama.
- Bolja organizacija i pristupačnost dokumenata, što olakšava svakodnevne poslovne operacije.
- Fleksibilnost u radu zahvaljujući mobilnom pristupu i integracijama sa drugim sistemima.
- Poboljšana kolaboracija i transparentnost unutar timova.
- Zaštita životne sredine – Korišćenjem Moj DMS sistema ne samo da značajno smanjujete potrošnju papira i doprinosite smanjenju zagađenja, već i aktivno učestvujete u našoj inicijativi za zaštitu prirode. Kao društveno odgovorna kompanija, Docloop se ponosi time što zajedno sa svojim partnerima i klijentima, učestvuje u akcijama čišćenja i sadnje drveća, stvarajući održiviju budućnost za sve nas.
